Nelle varie esperienze che si hanno nel mondo della progettazione d’interni, spesso e volentieri mi piace soffermarmi con i miei clienti in piacevoli discussioni in cui mi mostrano la loro visione di spazio ufficio ideale.
Sovente sono colpito dalle osservazioni che fanno poiché non le trovo in nessuna ricerca o studio avanzato, per questo motivo ho deciso di parlarne qui e condividerle, così come faccio con i miei collaboratori.
L’ufficio ha bisogno di consapevolezza
Nel 2017 ho avuto il piacere di conoscere un imprenditore australiano, appena sbarcato in Italia. Mi scuserete se non rivelo il nome ma la privacy conta ancora qualcosa. Dopo svariati incontri avevo formato dentro di me la convinzione che qualcosa lo stesse turbando.
Sebbene non avessi capito ancora quale fosse il problema che lo attanagliava, mi incuriosiva il fatto che mentre ci incontravamo e discutevamo la porta della sala riunione rimanesse sempre aperta. A ciò si aggiungeva la mia sensazione di aver di fronte una persona distratta, lontano con la mente.
La sede di questa grande azienda aveva bisogno di essere scenografica e avanzata, proprio per una questione di leadership nel settore delle telecomunicazioni.
Ricordo che eravamo in settembre inoltrato, in un periodo in cui le persone tornano a lavoro piene di ambizione e desiderio di cambiare qualcosa nella loro vita lavorativa. Mi decisi ad affrontare la questione e presi il necessario coraggio per domandargli cosa non andasse in quelle riunioni, fatte appositamente per definire le linee guida del design per uffici.
Quando gli ho espresso la mia sensazione egli si alzò e mi fece segno di seguirlo. Si tolse l’orologio dal polso e dopo qualche secondo attivò il cronometro. Nell’ufficio antistante c’erano due impiegati (forse due manager) che lavoravano in silenzio. A dividerci da loro solo un vetro. Il tempo passava e io non capivo il senso di ciò che stava succedendo. Ritornammo in sala riunioni, questa volta chiuse per la prima volta la porta e mi mostrò il cronometro fermo su 3 minuti e 15 secondi.
Ammetto di essere cascato dalle nuvole perchè non riuscivo a capire cosa mi stesse comunicando. Poi con tono di voce profondo mi disse. Ho bisogno di uffici che facciano rimanere più concentrati i miei collaboratori, ogni 3 minuti si distraggono interrompendo ciò che fanno. Non è una colpa ma una constatazione.
Quanto influisce il design per uffici sulla produttività
Questo aneddoto serve per puntualizzare alcuni concetti che rischiano di passare in secondo piano quando si progettano degli spazi ufficio.
L’imprenditore mi aveva fatto notare quanto nell’epoca digitale ci fossero innumerevoli fonti di distrazione per chi lavora seduto ad una scrivania in un qualsiasi ufficio, mi ha fatto capire ciò che gli stava a cuore.
Un ufficio tempestato da una serie di interruzioni automatiche rende i collaboratori meno produttivi perché più nervosi, queste interruzioni dipendono da:
• Continue email
• Messaggi provenienti dai vari social
• Rumore di sottofondo di discussioni tra colleghi
• Telefoni squillanti
• Vari rumori di attrezzature in funzione
• Traffico stradale cittadino
La lista potrebbe continuare a lungo, il concetto è che l’interruzione della propria attività causa maggior lavoro per il singolo dipendente, costringendolo ad un affaticamento aggiuntivo che noi tutti conosciamo con il termine di stress.
Nell’epoca digitale sono innumerevoli le fonti di distrazione per chi lavora seduto ad una scrivania
La ripresa della concentrazione comporta ulteriore fatica, il tutto si tramuta, per periodi lunghi, in stanchezza fisica e mentale, fino a provocare rischi ben maggiori per la salute.
La progettazione degli spazi ufficio è cruciale per programmare minori carichi di stress per i dipendenti, con ricadute positive sul livello di concentrazione e soprattutto di salute.
La stessa Organizzazione Mondiale della Sanità indica come lo stress e le malattie ad esso collegate, diventeranno dal 2020 la prima causa di malattia.
Come si disegna uno spazio ufficio più consapevole?
La lezione che appresi fu molto importante per focalizzare gli elementi che portano giovamento al lavoro dei collaboratori in un’azienda. Si può diminuire la sensazione di stress, migliorando la concentrazione, questa a sua volta porta l’individuo a migliorare il rapporto con i colleghi, e nel lungo periodo, la salute.
Per non rimanere sul teorico ho pensato di elencare i fattori più importanti che portano a riprodurre uno spazio ideale per il lavoro d’ufficio:
Influire sulla vista
La luce naturale è fondamentale perché crea un link inconscio con la natura. A ciò occorre aggiungere ripartizioni dei luoghi che creano dei punti di focus su materiali naturali, come il legno o il verde dei vegetali.
E’ un dato di fatto suggellato da diverse ricerche, come l’essere umano incrementi la propria concentrazione quando è circondato dalla natura. A questo scopo ti suggerisco un libro che per primo ha posto l’argomento nei giusti termini e da cui sono sorti diversi studi a suffragio.
The Biophilia Hypothesis del 1984, il teorico Edward O. Wilson ipotizza che l’essere umano abbia bisogno di un contatto continuo con la natura, per cui la soluzione è quella di portarla negli spazi chiusi. Il miglioramento del livello di concentrazione, e quindi di produttività, traggono forza dall’innata ispirazione che la natura dona all’individuo.
L’olfatto
La qualità dell’aria ha effetto positivo a causa della maggiore concentrazione dei livelli di ossigeno. Tale risultato lo si può ottenere inserendo delle piante o pareti verdi.
Il contatto
Si parla di texture che richiamano le forme della natura, il legno trasmette sensazioni di calore e spezza l’archetipo delle trame iper moderne
Il rumore
Le pareti possono ridurre il livello di rumore proveniente dall’esterno, in alcune situazioni è necessario l’isolamento ma talvolta non è possibile raggiungere un risultato ottimale. Il mascheramento del rumore con i suoni della natura è una tecnica che si rende necessaria per tramutare lo stress in positività. Il suono dello scorrere dell’acqua ne è un esempio.
Il clima interno
La ventilazione ottimizzata contribuisce alla concentrazione. Spesso in un unico ambiente le persone avvertono un clima ed una necessità differente di temperatura o aerazione. Si tratta di livelli di stress soggettivi a cui si cerca di porre rimedio variando la temperatura.
E’ un dato di fatto suggellato da diverse ricerche: l’essere umano incrementa la propria concentrazione quando è circondato dalla natura
Con tutta probabilità le interruzioni automatiche influenzano anche questa percezione soggettiva. Curare gli aspetti di cui sopra fornisce un buon livello di soluzione a ciò che sta a cuore a molti responsabili d’azienda, ridurre lo stress ed incrementare la produttività dei propri collaboratori
