Negli ultimi diciotto mesi le aziende hanno investito in licenze, modelli e formazione per integrare l’intelligenza artificiale nei processi quotidiani. Il contenuto del lavoro è cambiato in profondità. Lo spazio in cui quel lavoro si svolge, invece, è rimasto quasi identico. È una distanza che vale la pena osservare, perché il rapporto tra intelligenza artificiale e spazi di lavoro non è un dettaglio di arredo: è la prossima trasformazione strutturale dell’ufficio, e sta già iniziando.
Per capire dove andrà l’ufficio nei prossimi anni conviene partire da una constatazione semplice. L’ufficio non cambia da solo, e non cambia per moda. Cambia quando cambia la tecnologia che le persone usano per lavorare. E cambia sempre con qualche anno di ritardo.
L’ufficio non cambia per moda: cambia quando cambia la tecnologia
Esiste uno schema ricorrente. Un evento di scala — una pandemia, l’arrivo di una tecnologia accessibile a tutti — produce una reazione tecnologica diffusa. Quella reazione entra prima nella vita quotidiana e nei dispositivi personali, poi, con un ritardo fisiologico, nello spazio fisico del lavoro. L’ufficio è quasi sempre l’ultimo elemento ad adattarsi: non per inerzia, ma perché lo spazio costruito ha cicli di vita più lunghi del software. Eppure, prima o poi, si allinea sempre.
Il decennio appena trascorso ne offre la dimostrazione più chiara. Una sola tecnologia ha riscritto un’intera tipologia di ambiente.
La videoconferenza ha riscritto la sala riunioni
Dieci anni fa la sala riunioni era un ambiente chiuso con un tavolo e delle sedie. Oggi è un sistema tecnico: telecamera, microfoni a soffitto, schermo di grande formato, illuminazione calibrata sul volto, acustica trattata. La videoconferenza non ha solo aggiornato la sala riunioni: l’ha moltiplicata. Sono nate tipologie che dieci anni fa non avevano nemmeno un nome — la huddle room per il confronto rapido a quattro persone, la phone booth per la chiamata individuale, la focus room, la war room, la training room. Nomi nuovi per esigenze che prima non esistevano.
Nello stesso periodo la postazione di lavoro individuale è rimasta quasi immutata. Non poteva trasformarsi: la videoconferenza richiede di parlare ad alta voce, e una postazione aperta non è in grado di ospitare quel comportamento. Così il cambiamento si è concentrato dove la tecnologia poteva entrare senza generare conflitti — nelle stanze chiuse — e ha lasciato intatto tutto il resto. Il lavoro ibrido, nel frattempo, è diventato strutturale: secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, nel 2025 in Italia sono circa 3,57 milioni i lavoratori che operano almeno in parte da remoto, con le riunioni che alternano stabilmente presenza fisica e collegamento a distanza. La sala riunioni ha assorbito questa nuova realtà. La scrivania no.
L’intelligenza artificiale cambia la postazione di lavoro
La tecnologia che sta entrando ora è di natura diversa, e colpisce esattamente l’area che era rimasta intatta. L’intelligenza artificiale non lavora dentro una stanza: lavora dentro il computer. Cambia il rapporto tra la persona e la sua postazione, e per questo agisce sull’elemento che la videoconferenza non aveva potuto toccare.
Dal produrre al valutare
Quando un compito viene delegato a un sistema, si apre un tempo di attesa attiva: si legge, si valuta, si corregge, si rilancia. Si scrive meno, si guarda di più, si decide più spesso. La ricerca Work Trend Index 2025 di Microsoft, condotta su 31.000 lavoratori in 31 Paesi, descrive organizzazioni in cui i sistemi automatici assorbono l’esecuzione mentre alle persone si espande il margine di giudizio: quasi la metà dei leader dichiara di utilizzare agenti AI per automatizzare interi flussi di lavoro. La conseguenza, sul piano dello spazio, è che la postazione smette di essere uno strumento di produzione e diventa una stazione di valutazione.
Schermi, sedute, acustica: cosa cambia concretamente
Le ricadute sono tangibili, e riguardano gli elementi che la progettazione della postazione di lavoro definisce ogni giorno. Gli schermi diventano più grandi e, in molti casi, verticali: serve leggere documenti lunghi più che digitare. La seduta diventa l’oggetto critico, perché il peso del corpo si sposta indietro, la postura cambia e l’immobilità aumenta — una sedia pensata per otto ore di scrittura non è la stessa che serve a otto ore di lettura, valutazione e decisione. Cambia anche l’acustica: dettare istruzioni a voce a un assistente è un comportamento che la postazione aperta non ha mai dovuto gestire. E cambia la privacy, perché le richieste rivolte a un sistema AI sono spesso più sensibili di un’email e arrivano direttamente sullo schermo. Linee di vista, schermature e distanze tra postazioni tornano al centro del progetto.
Il lavoro che resta alle persone
L’intelligenza artificiale assorbe le attività ripetitive: prime bozze, ricerche preliminari, classificazione dei documenti, ordine nei dati. Quello che resta nelle mani delle persone è la parte più densa — inquadrare il problema, valutare se la risposta del sistema è corretta, decidere, mettere insieme idee da fonti diverse. È un lavoro mentalmente più impegnativo, che richiede concentrazione protetta quando serve e confronto rapido quando serve confronto, e che impone di alternare stati cognitivi diversi più volte al giorno.
Un ufficio costruito sul lavoro che sta scomparendo non sostiene il lavoro che sta crescendo. File di scrivanie identiche e percorsi pensati per la disponibilità continua erano la risposta giusta a un’epoca in cui il valore stava nell’esecuzione. Oggi il valore si sposta verso il giudizio, e lo spazio deve seguire questo spostamento invece di contrastarlo. È il principio dell’activity-based working portato alla sua conseguenza più matura: non zone neutre e intercambiabili, ma ambienti riconoscibili, ciascuno calibrato su un modo di lavorare diverso.
Progettare adesso gli spazi di lavoro per l’intelligenza artificiale
Le sale riunioni di oggi sono il risultato della videoconferenza di dieci anni fa. Le postazioni di domani sono il risultato dell’intelligenza artificiale di oggi. Tra il momento in cui una tecnologia entra nella vita quotidiana e il momento in cui ridisegna lo spazio di lavoro passa sempre un intervallo: le aziende che usano quell’intervallo per progettare, invece di attenderne la fine, arrivano preparate.
C’è anche una dimensione che riguarda il corpo, non solo lo strumento. Un lavoro a maggiore carico decisionale richiede maggiore recupero, e l’immobilità prolungata davanti a uno schermo non è uno scenario sostenibile sul lungo periodo. È il terreno su cui si fonda il protocollo UP150, sviluppato da Progetto Design & Build con l’Università degli Studi di Milano: misurare e indurre attraverso la configurazione dello spazio i 150 minuti settimanali di attività fisica raccomandati, trasformandoli da benefit accessorio a contromisura strutturale. Progettare oggi una postazione per l’era dell’AI significa tenere insieme entrambe le cose — lo strumento che cambia e il corpo che lo usa. È l’approccio che applichiamo nei progetti realizzati per le aziende che hanno scelto di anticipare questo cambiamento, anziché subirlo.
Il vocabolario del lavoro è cambiato. Anche gli uffici, prima o poi, lo seguiranno: la domanda è solo se farlo in ritardo o in anticipo.
Domande frequenti
In che modo l’intelligenza artificiale cambia gli spazi di lavoro?
L’intelligenza artificiale agisce sulla postazione individuale, l’elemento dell’ufficio rimasto più stabile negli ultimi dieci anni. Sposta il lavoro dalla produzione alla valutazione: si scrive meno e si legge, si decide e si supervisiona di più. Questo si traduce in schermi più grandi e spesso verticali, sedute progettate per posture di lettura prolungata, nuove esigenze acustiche legate all’uso vocale degli assistenti e una rinnovata attenzione alla privacy della postazione.
Perché l’ufficio cambia sempre in ritardo rispetto alla tecnologia?
Lo spazio costruito ha cicli di vita molto più lunghi del software e dei dispositivi. Una nuova tecnologia entra prima nella vita quotidiana e negli strumenti personali, e solo dopo — quando il comportamento è consolidato — viene recepita dallo spazio fisico del lavoro. L’ufficio è quasi sempre l’ultimo elemento ad adattarsi, ma storicamente si allinea sempre.
Quali elementi della postazione di lavoro cambiano con l’AI?
I principali sono quattro: lo schermo, che cresce e tende al formato verticale per la lettura di documenti lunghi; la seduta, che deve assorbire uno spostamento del peso verso la parte posteriore e una maggiore immobilità; l’acustica, perché dettare a voce a un assistente è un comportamento nuovo per la postazione aperta; la privacy, dato che le richieste rivolte a un sistema AI sono spesso più sensibili della corrispondenza tradizionale.
Le sale riunioni cambieranno ancora con l’intelligenza artificiale?
La sala riunioni si è già trasformata in profondità con la videoconferenza, moltiplicandosi in tipologie diverse come huddle room, phone booth e focus room. Con l’intelligenza artificiale il fronte principale del cambiamento si sposta sulla postazione individuale, ma è probabile che anche gli spazi di confronto evolvano ulteriormente, integrando strumenti che assistono la discussione, la sintesi e la decisione collegiale.
