Nel 1726, a Londra, venne completato il Ripley Building: un edificio a tre piani progettato da Thomas Ripley per ospitare gli uffici dell’Admiralty. L’espansione dell’Impero Britannico generava un volume crescente di documenti da gestire: flotte navali, commerci, amministrazione coloniale. Serviva un luogo dove riunire i funzionari e coordinare le operazioni.
Non era il primo spazio dove si svolgeva lavoro amministrativo, ma fu il primo edificio progettato specificamente per aggregare decine di persone che lavoravano sugli stessi processi. L’idea funzionò. E per i successivi tre secoli divenne il modello dominante.
Il Modello Produttivo
L’ufficio nasce per risolvere un problema di produzione: come far lavorare insieme persone che devono coordinarsi continuamente?
La risposta è semplice: li metti tutti nello stesso edificio.
Coordinazione immediata. Invece di attendere giorni per lo scambio di documenti, un funzionario cammina fino alla scrivania del collega e risolve la questione in pochi minuti.
Controllo diretto. I responsabili vedono chi lavora, quanto lavora, come lavora. La presenza fisica diventa sinonimo di produttività.
Standardizzazione. Quando tutti lavorano nello stesso spazio è più semplice imporre processi uniformi, condividere strumenti, accedere agli stessi archivi.
Questo è il modello produttivo: l’ufficio come strumento necessario per produrre lavoro intellettuale. Se devi lavorare, devi andare in ufficio. Non ci sono alternative.
Nel corso di tre secoli si sono succedute variazioni: uffici chiusi, cubicoli, open space. Ma la funzione è rimasta identica. L’ufficio è dove si produce.
Perché Sta Cambiando
La tecnologia ha replicato digitalmente i tre vantaggi originali dell’ufficio centralizzato.
Videoconferenze permettono coordinazione immediata. Software di project management consentono controllo della produzione. Piattaforme cloud garantiscono standardizzazione dei processi.
Il risultato: non serve più aggregarsi fisicamente per produrre.
Questo non significa che l’ufficio è inutile. Significa che la sua funzione sta cambiando. Da strumento necessario per la produzione a strumento utile per alcune attività specifiche.
Il Modello Selettivo
L’ufficio si sta trasformando da luogo dove si lavora insieme a luogo dove ci si aggrega per attività che beneficiano della presenza fisica.
Quali attività?
Coordinazione complessa. Alcune decisioni sono più efficaci quando le persone sono nella stessa stanza. Leggere espressioni facciali, cogliere esitazioni, costruire consenso in tempo reale: dinamiche che la videochiamata non replica completamente.
Onboarding e formazione. Inserire una persona nuova richiede trasferimento di conoscenza tacita, osservazione di come funzionano le cose, accesso informale a chi sa. Difficile da replicare a distanza.
Creatività e brainstorming. Generare idee nuove beneficia dell’interazione spontanea, della contaminazione casuale, della possibilità di costruire rapidamente su suggerimenti altrui.
Ricarica sociale Le neuroscienze dimostrano che l’interazione in presenza attiva circuiti cerebrali che la comunicazione virtuale non replica. Il cervello umano prospera nel gruppo fisico.
Appartenenza. L’identità aziendale si costruisce attraverso rituali condivisi, spazi comuni, momenti informali. Per molti, sentirsi parte di un’organizzazione richiede presenza fisica periodica.
Questo è il modello selettivo: non vai in ufficio perché devi lavorare. Vai perché certe attività funzionano meglio lì.
La Conseguenza per il Design
Se la funzione cambia, deve cambiare il modo in cui progettiamo.
Nel modello produttivo l’obiettivo era massimizzare le postazioni. Più persone simultaneamente = più produzione.
Nel modello selettivo l’obiettivo è ottimizzare per le attività che richiedono presenza. Non servono 100 scrivanie uguali. Servono spazi diversi per scopi diversi.
Sale riunioni progettate per facilitare confronto reale, non per replicare call in presenza. Zone informali dove nascono conversazioni spontanee. Ambienti che rispondono a necessità biologiche: luce naturale che segue ritmi circadiani, spazi che favoriscono movimento, aree che facilitano interazione sociale.
La domanda di progetto cambia:
– Prima: quante persone devo far stare qui?
– Ora: quali attività devono accadere qui?
Trecento Anni di Evoluzione
L’ufficio del 1726 serviva per aggregare funzionari che gestivano un impero. L’ufficio del 2026 serve per aggregare persone quando la presenza fisica aggiunge valore che la tecnologia non può replicare.
Non è la fine dell’ufficio. È la fine dell’ufficio come luogo obbligatorio per produrre lavoro. E l’inizio dell’ufficio come luogo scelto per attività specifiche.
Dopo tre secoli in cui andare a lavorare significava “andare in ufficio”, stiamo scoprendo che andare in ufficio può significare qualcos’altro, anche benessere, tutto dipenderà da chi lo interpreta.
