Nel 2026 l’utilizzo medio degli uffici nel mondo è arrivato al 53%, mentre il numero di persone assegnate a una postazione supera dell’11% le postazioni fisicamente disponibili. È la fine di un modello e l’inizio di un altro: lo spazio del lavoro non è più un contenitore di scrivanie, ma un’infrastruttura che deve dimostrare ogni giorno la propria utilità. In Italia, dove i lavoratori in modalità agile sono ormai 3,57 milioni, la sfida ha tre dogmi non negoziabili: la salute della persona, l’impronta carbonica del pianeta, e una nuova forma di lavoro in cui non si scrive più ma si dirige l’intelligenza artificiale.
Il dato che cambia la conversazione: 53%
Il 2026 Global Workplace & Occupancy Insights di CBRE — un benchmark costruito su un portafoglio di 28 milioni di metri quadrati di uffici monitorati — fotografa una verità che molte aziende italiane non hanno ancora elaborato. L’utilizzo medio globale degli uffici è risalito al 53%, in netta crescita rispetto al 38% del 2024 e al 35% del 2023. È il livello più alto dal 2020. Eppure resta lontano dal target dichiarato dalla maggior parte delle organizzazioni, che si attesta intorno al 65%.
Lo stesso report segnala un secondo numero, meno raccontato ma più rivelatore: il tasso di occupazione globale ha toccato il 111%, ovvero alle organizzazioni risultano assegnate più persone di quante siano le postazioni fisicamente disponibili. Significa che la scrivania a uso esclusivo non è più la regola — la quota di aziende che assegnano postazioni individuali è scesa dall’83% al 55% in pochi anni — e che il calcolo dei metri quadri non si fa più per testa, ma per ritmo di presenza.
Tradotto: gli edifici per uffici progettati prima del 2020 sono dimensionati per una domanda che non esiste più. Ogni mattina, in media, quasi metà dello spazio costruito è vuoto. È un costo immobiliare, energetico e ambientale che le aziende non possono più giustificare in un’epoca in cui ogni metro quadro deve produrre valore misurabile.
Il paradosso italiano: 3,57 milioni di smart worker, e un ufficio da reinventare
L’Italia arriva a questa svolta con caratteristiche proprie. Secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, nel 2025 i lavoratori agili nel Paese sono 3,57 milioni, una platea che si è stabilizzata oltre la fase emergenziale e che nel Censimento permanente ISTAT 2023 rappresenta il 13,8% degli occupati, contro il 4,8% pre-pandemia.
I dati mostrano un Paese a due velocità. Nel Centro-Nord, e in particolare a Milano, Roma, Bologna e Torino, lo smart working è diventato componente strutturale del lavoro qualificato: nel Nord-Est l’incidenza supera il 17%, e nel terziario avanzato — servizi di informazione e comunicazione, attività finanziarie e assicurative — i tassi raggiungono rispettivamente il 60% e il 44%. Il 95% delle grandi imprese ha policy strutturate di lavoro ibrido, e l’ipotesi di un ritorno generalizzato alla presenza giornaliera è considerata residuale dagli stessi ricercatori dell’Osservatorio.
Ne discende una conseguenza diretta sul modo in cui vanno pensati gli spazi. Se i giorni di presenza media settimanale sono tre, se la curva di affluenza si concentra mar-mer-gio e crolla il lunedì e il venerdì, se due persone su tre condividono la stessa postazione in giorni diversi, allora l’ufficio non è più un edificio: è un dispositivo che deve gestire fluttuazioni. Progettarlo come si faceva nel 2018 — file di scrivanie identiche, sale riunioni sovradimensionate, qualche divano per “atmosfera” — significa costruire spazi che il dato dichiara già obsoleti il giorno dell’inaugurazione.
La domanda nuova: cosa deve offrire un ufficio per essere scelto
Quando il lavoro è ibrido per legge e per cultura, l’ufficio diventa una destinazione facoltativa. La presenza non è più imposta, è negoziata. Le persone scelgono di andarci se trovano qualcosa che non hanno a casa: relazioni, concentrazione strutturata, accesso a strumenti, rituali collettivi, salute. La ricerca CBRE è netta su questo punto: il primo motivo per cui i dipendenti tornano in sede è la collaborazione con i colleghi, indicato dal 68% degli intervistati.
L’implicazione progettuale è radicale. Un ufficio scelto, e non subito, deve giustificare l’andata e il ritorno: il tempo di pendolarismo, l’energia spesa, l’opzione alternativa di restare a casa. È quello che a livello internazionale viene chiamato earned commute: lo spazio si guadagna il viaggio. Non lo guadagna con un divano colorato o con una macchina del caffè di design. Lo guadagna con tre cose, che non sono più trend ma dogmi del progetto: la salute della persona, la sostenibilità ambientale dell’edificio, e una nuova ergonomia cognitiva pensata per chi lavora con l’intelligenza artificiale.
Primo dogma: la salute non è un benefit, è un protocollo
Per anni il workplace wellness è stato declinato come accessorio: un cesto di frutta, una lezione di yoga il giovedì, una parete verde all’ingresso. Le evidenze scientifiche maturate tra il 2020 e il 2025 hanno smontato questa idea. Stare seduti otto ore al giorno produce effetti misurabili sul sistema cardiovascolare, sul metabolismo, sulla qualità del sonno e sulla salute mentale. Non sono opinioni, sono dati clinici.
È in questo quadro che si inserisce il protocollo UP150 — Work in Health, sviluppato da Progetto Design & Build con il Dipartimento di Scienze Biomediche per la Salute dell’Università degli Studi di Milano (Prof. Pietro Luigi Invernizzi, Dott. Gabriele Signorini) e pubblicato nel 2024 sulla rivista scientifica Sports (MDPI). Lo studio longitudinale su 48 lavoratori d’ufficio ha misurato per dodici mesi gli effetti di un programma strutturato di micro-attività motoria integrata nello spazio di lavoro: variazioni posturali, percorsi che inducono al movimento, postazioni che alternano la posizione seduta a quella in piedi, integrazione di esercizi guidati durante la giornata.
I risultati hanno mostrato miglioramenti significativi su composizione corporea, capacità cardiorespiratoria e qualità della vita percepita, tutti misurati con strumenti validati. La differenza rispetto a un programma generico di “ufficio sano” è sostanziale: UP150 è un protocollo evidence-based, non un brief di interior design. Significa che lo spazio costruito viene progettato a partire da una richiesta clinica precisa — interrompere la sedentarietà, indurre transizioni di postura, distribuire le funzioni in modo che il movimento non sia un’opzione virtuosa ma una conseguenza del layout.
In un’epoca in cui il WHO classifica la sedentarietà come uno dei principali fattori di rischio per la salute pubblica globale, e in cui la normativa italiana sta progressivamente spostando il baricentro della sicurezza sul lavoro dalla protezione dell’incidente alla prevenzione del rischio biologico cronico, progettare l’ufficio senza un protocollo di salute strutturato non è più un’omissione tecnica: è un’esposizione legale e reputazionale.
Secondo dogma: l’impronta carbonica non è un report ESG, è una scelta progettuale
Il settore delle costruzioni rappresenta il 36% delle emissioni di gas serra in Europa, secondo i dati della Commissione Europea. Di queste, una quota crescente non viene dal funzionamento degli edifici ma dalla loro costruzione: cemento, acciaio, vetro, finiture, trasporti, demolizioni. È il cosiddetto embodied carbon, il carbonio incorporato nei materiali e nei processi. Per anni è stato ignorato perché invisibile in bolletta. Le regole stanno cambiando.
La direttiva europea EPBD del 2024 impone agli Stati membri di portare il parco edilizio a emissioni zero entro il 2050, e dal 2028 sarà obbligatorio misurare l’impronta carbonica incorporata di ogni nuovo edificio sopra i 1.000 metri quadri. Il World Green Building Council ha fissato come obiettivo per il 2030 una riduzione del 40% del carbonio incorporato nei nuovi progetti rispetto agli standard attuali. Non sono dichiarazioni d’intenti: sono parametri che rientrano nei rendiconti di sostenibilità delle aziende, nei green lease, nelle valutazioni di rating immobiliare e, sempre più spesso, nei criteri di accesso al credito.
Per chi progetta uffici, questo significa che il calcolo dei metri quadri non basta più. Bisogna sapere quanto carbonio costa ogni decisione: una controsoffittatura in cartongesso ha un’impronta diversa da un soffitto a vista; un pavimento sopraelevato in metallo riciclato ha un costo ambientale diverso da una resina; un arredo modulare e ricondizionabile genera una traiettoria di emissioni diversa da uno custom destinato a essere demolito al primo restyling. Il progetto del 2026 si misura in CO₂ equivalente, non solo in euro per metro quadro.
È da questa consapevolezza che nasce il programma di ricerca DEDALO, sviluppato da Progetto Design & Build con il Politecnico di Zurigo (ETH Zurich) per portare la carbon neutrality a livello di processo progettuale e non più solo di obiettivo dichiarato. Significa scegliere materiali tracciati, tempi di vita lunghi, riutilizzo strutturale dell’esistente, e accettare che la decisione più sostenibile, oggi, sia spesso non costruire ex novo ma rigenerare. La trasformazione di uffici esistenti — più di 4 miliardi di metri quadri di patrimonio terziario in Europa — è il vero campo da gioco della decarbonizzazione.
Terzo dogma: progettare per chi non scrive più, ma dirige l’AI
Qui sta la trasformazione più sottostimata. Per quasi un secolo la postazione d’ufficio è stata calibrata su una funzione precisa: stare seduti, leggere, scrivere, immettere dati. Lo schermo davanti, la tastiera sotto, la sedia ergonomica per reggere otto ore di postura statica. Tutto il vocabolario del design dell’ufficio — dal cubicolo al benching, dall’open space all’activity-based working — è stato declinato attorno a quella funzione fondamentale. Quella funzione sta scomparendo.
I dati parlano chiaro. Secondo il Microsoft Work Trend Index 2025, l’82% dei dirigenti prevede agenti AI integrati nella propria forza lavoro entro 18 mesi. La KPMG AI Pulse Survey del Q4 2025 mostra che il 42% delle organizzazioni ha già attivato agenti AI, contro l’11% di sei mesi prima. Il 2026 Agentic Coding Trends Report di Anthropic rileva che gli sviluppatori usano l’AI in circa il 60% del proprio lavoro. Forrester chiama il 2026 l’anno in cui il software aziendale smette di essere progettato per gli utenti umani e inizia a essere progettato per worker e processi, includendo lavoratori digitali nella forza lavoro.
La conseguenza per il knowledge worker è netta. Il modello del 2026 è descritto efficacemente da Gartner come uno spostamento “da implementatore a orchestratore”: l’AI esegue, l’umano definisce gli obiettivi, valida l’output, decide il contesto strategico. Il lavoro cambia natura. Non si tratta più di passare ore davanti allo schermo a produrre testi, righe di codice, fogli di calcolo. Si tratta di formulare istruzioni precise, leggere risultati, intervenire in punti di decisione, coordinare flussi tra agenti diversi, governare processi in cui la fatica esecutiva è stata delegata.
Questo cambio di paradigma rende lo spazio della scrivania singola — la postazione concepita per produrre individualmente — quello meno utile di tutti. Chi orchestra l’AI ha bisogno di altro: spazi per pensare ad alta voce, micro-pause cognitive, momenti di confronto rapido, possibilità di muoversi mentre si dirige un agente, ambienti acustici protetti per istruire un sistema con la voce, aree dense di stimoli per generare ipotesi e aree silenziose per verificarle. Chi è seduto otto ore davanti a uno schermo, oggi, sta probabilmente facendo un lavoro che entro tre anni farà un agente al posto suo.
Il design dell’ufficio deve seguire altre strade, questo significa:
- Progettare per fluidità, non per stanzialità.
- Moltiplicare le tipologie di spazio — ambienti per chiamate, cabine acustiche, tavoli alti, sale per riunioni asincrone con AI, aree informali per la convergenza di idee, percorsi che inducano camminata e variazione posturale — e ridurre drasticamente i metri quadri dedicati alla postazione fissa.
- Accettare che il valore di un ufficio nel 2026 si misuri non in quante persone può contenere ma in quante modalità di lavoro sa abilitare nello stesso giorno.
I cinque principi operativi dell’ufficio che si guadagna il viaggio
Da queste tre direttrici — salute, impronta carbonica, intelligenza umana al posto di comando dell’AI — emerge un set coerente di principi progettuali che oggi guidano i nuovi mandati di Progetto Design & Build per clienti enterprise in Italia e in Europa.
Il primo è la variabilità posturale come default: il layout viene disegnato perché alzarsi, camminare, cambiare ambiente nel corso della giornata sia la conseguenza naturale del modo in cui sono distribuite le funzioni, non un atto di disciplina personale. È il principio operativo del protocollo UP150, ed è progettuale prima che comportamentale.
Il secondo è la densità modulata: invece di calcolare lo spazio per il picco massimo di presenze, si progetta per la curva reale di occupazione, prevedendo zone che si attivano nei giorni mid-week e che restano disponibili in modalità diversa il lunedì e il venerdì. Significa meno scrivanie assegnate e più ambienti polifunzionali, con un risparmio immobiliare che si trasforma in investimento sulla qualità.
Il terzo è la tracciabilità ambientale dei materiali: ogni elemento costruttivo viene scelto sulla base del proprio LCA (Life Cycle Assessment) e privilegiando filiere a basso carbonio, riutilizzo di componenti esistenti e prodotti progettati per essere disassemblati. È la condizione per rispondere agli obblighi normativi europei in arrivo dal 2028 senza dover rifare il progetto due anni dopo l’apertura.
Il quarto è l’intelligenza acustica: in un’epoca in cui il lavoro alterna riunioni in videocall, dialogo con agenti AI tramite voce, e momenti di concentrazione profonda, il floor plate viene trattato come una collezione di zone acustiche con profili distinti. Non più una grande sala open con qualche cabina aggiunta a posteriori, ma un’architettura sonora pensata dal primo schizzo.
Il quinto è la relazione come funzione misurabile: poiché il principale motivo per cui le persone scelgono l’ufficio è incontrarsi, gli spazi della convergenza informale — il bar interno, la cucina collettiva, il salotto per le conversazioni non strutturate — non sono più aree residuali ma il cuore funzionale del progetto. È lì che si forma la cultura organizzativa che né lo smart working né l’AI sanno generare.
Un brief diverso, per un’epoca diversa
Il committente che oggi commissiona un ufficio non sta più comprando una distribuzione di scrivanie. Sta comprando una decisione strategica su come la propria organizzazione vuole lavorare nei prossimi sette-dieci anni. Una decisione che riguarda la salute delle persone — protetta da un protocollo, non lasciata al caso. Una decisione che riguarda l’impronta ambientale dell’azienda — misurata in tonnellate di CO₂ evitate, non in slogan. E una decisione che riguarda il rapporto con l’intelligenza artificiale — uno spazio dove le persone possono fare quello che l’AI non sa fare: pensare, decidere, dirigere.
È un brief che richiede competenze diverse da quelle del passato. Non basta più un buon studio di interior; serve un team che integri ricerca scientifica, ingegneria della sostenibilità, progettazione cognitiva e gestione del processo costruttivo. È esattamente la struttura che Progetto Design & Build ha consolidato nel proprio dipartimento di R&D — architetti, designer, psicologi, ricercatori in collaborazione con l’Università degli Studi di Milano, ETH Zurich, e network accademici europei — perché l’ufficio del 2026 non si progetta più con il solo strumento del disegno tecnico.
Scarica il magazine UP150 per approfondire il protocollo evidence-based che ridefinisce la salute negli spazi di lavoro, oppure contatta il team di Progetto Design & Build per discutere il brief del tuo prossimo ufficio.
Domande frequenti sul futuro degli spazi di lavoro
Qual è l’utilizzo medio degli uffici nel 2026?
Secondo il 2026 Global Workplace & Occupancy Insights di CBRE, l’utilizzo medio globale degli uffici è arrivato al 53%, in crescita rispetto al 38% del 2024 e al 35% del 2023. Il target dichiarato dalla maggior parte delle organizzazioni si colloca intorno al 65%, mentre i picchi giornalieri durante la settimana arrivano in media all’80%.
Quanti smart worker ci sono in Italia nel 2026?
In base ai dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, in Italia lavorano in modalità agile circa 3,57 milioni di persone. Il 95% delle grandi imprese ha policy strutturate di lavoro ibrido. Secondo ISTAT, nel 2023 il 13,8% degli occupati ha sperimentato forme di lavoro a distanza, contro il 4,8% pre-pandemia.
Cos’è UP150 e come funziona?
UP150 — Work in Health è un protocollo evidence-based di benessere sul posto di lavoro sviluppato da Progetto Design & Build con il Dipartimento di Scienze Biomediche per la Salute dell’Università degli Studi di Milano. È stato validato da uno studio longitudinale di dodici mesi su 48 lavoratori d’ufficio e pubblicato sulla rivista scientifica Sports (MDPI, 2024). Integra nello spazio di lavoro micro-attività motoria, variazioni posturali e protocolli di interruzione della sedentarietà.
Quando diventa obbligatorio misurare l’impronta carbonica degli edifici in Europa?
La direttiva europea EPBD del 2024 prevede, entro il 2028, l’obbligo di calcolare l’impronta carbonica incorporata di tutti i nuovi edifici con superficie superiore ai 1.000 metri quadri. L’obiettivo strategico del World Green Building Council è ridurre del 40% il carbonio incorporato nei nuovi progetti entro il 2030, e raggiungere emissioni zero su tutto il parco edilizio europeo entro il 2050.
Come cambia il lavoro d’ufficio con l’arrivo degli agenti AI?
Il modello in evoluzione è descritto come uno spostamento da implementatore a orchestratore. L’AI esegue le attività ripetitive di sintesi, scrittura, analisi, mentre la persona definisce gli obiettivi, valida i risultati e governa il contesto strategico. Microsoft Work Trend Index 2025 indica che l’82% dei dirigenti prevede agenti AI nella forza lavoro entro 18 mesi. Il knowledge worker passerà progressivamente meno tempo seduto a produrre e più tempo in attività di regia, decisione e coordinamento.
Conviene rinnovare un ufficio esistente o costruirne uno nuovo?
Dal punto di vista dell’impronta carbonica, la rigenerazione di un edificio esistente ha quasi sempre un impatto inferiore rispetto alla costruzione ex novo, perché evita la maggior parte delle emissioni incorporate nei materiali strutturali. È una delle ragioni per cui la trasformazione del patrimonio terziario europeo è considerata oggi la principale leva di decarbonizzazione del settore.
Qual è il primo motivo per cui i dipendenti tornano in ufficio?
La ricerca CBRE 2026 indica che il 68% dei lavoratori cita la collaborazione con i colleghi come motivazione principale. Gli spazi di convergenza informale — aree per la conversazione non strutturata, salotti, cucine collettive — non sono quindi accessori ma il cuore funzionale di un ufficio progettato per essere scelto e non subito.
