Ufficio post Covid-19? Buon senso e astuzie del design

Dopo anni passati ad immaginare luoghi di lavoro sempre più rispondenti al nuovo diktat del benessere, oggi in pieno post Covid-19 quale ruolo hanno gli architetti e i designer per uffici?

Qualunque siano le nuove proposte di space planning, la parola d’ordine dovrà essere semplicità poiché da idee elementari e lineari nasce il primo argine all’ansia.

Certo nel breve periodo ci sono i nuovi protocolli governativi da seguire, dovremo rispondere a domande semplici come:

  • Ci sono le strutture adeguate al lavaggio continuo delle mani?
  • Le superfici da sanificare con frequenza, quali e quante sono?
  • Come posso fare una pausa rigenerativa e sicura?
  • L’aria nell’edificio è salubre?

Le prime risposte probabilmente verranno dall’esperienza, magari nuovi standard si diffonderanno, ma bisogna andare oltre al primo miglio. Attraversiamo tempi che non hanno precedenti, ai creativi e designer è richiesto di generare soluzioni innovative e creative, che mettano al centro, sì la sicurezza ma anche il valore aggiunto rappresentato dall’empatia umana.

L’ufficio è in rapido mutamento

Occorre identificare le azioni da compiere dividendole tra azioni di breve periodo e valutazioni di più ampio respiro.

Nell’immediato ciascun luogo destinato ad uffici va valutato secondo cinque strategie:

  • Verifica in termini di condizioni d’uso dell’edificio: retro-commissioning
  • Qualità dell’aria interna per favorire più possibile il ricambio
  • Sistemi di lavaggio mani in funzione di un numero di utenti preordinato
  • Sanificazione dei percorsi e delle position
  • Cercare di non eccedere per evitare di peggiorare il benessere mentale

Tutto ciò si realizza nel breve termine con la comunicazione. All’orizzonte si vedono frecce adesive sui pavimenti che guidano i percorsi, scrivanie al centro di spazi circolari delimitati da colori che definiscono una sorta di off-limit, porte automatizzate, controlli vocali ecc…

Cos’è il retro-commissioning

In passato (parliamo di qualche mese fa), l’attività di retro-commissioning era focalizzata sugli edifici più datati per identificare carenze e problemi strutturali. Con la riprogettazione dell’edificio questi elementi vengono corretti e sanati.

Nel post pandemia gli spazi ufficio non sono più adeguati, c’è bisogno di creare maggiore distanza e spesso ciò non coincide semplicemente con il distaccamento fisico delle scrivanie.

Lo studio di architettura oggi più che mai affianca il datore di lavoro per fornire una serie di risposte per la ripresa nell’immediato, ma anche per progettare il futuro. In ballo c’è la salute delle persone e la sopravvivenza della stessa azienda, poiché diverrà sempre più evidente che collaboratori sani e felici faranno sul serio la differenza.

La progettazione a supporto del benessere

Il mondo è pervaso da paura e stress, l’impatto negativo sulla salute fisica e mentale incide nel breve e nel lungo periodo. Il luogo più sicuro è stato identificato con la casa, la paura di abbandonarla anche per un periodo breve, crea tensione.

La società, già abbastanza votata all’isolamento ora accentua questa caratteristica arrivando a tendenze agorafobiche (paura degli spazi aperti). Il potere del design offre l’opportunità di guarire e ritrovare equilibrio psicologico. Lo fa attraverso la cosiddetta progettazione riparativa:

  • Largo uso della biofilia, che ha già dimostrato di fornire immediato supporto psicologico
  • Senso di normalità, scegliendo e selezionando forme e colori rilassanti
  • Idea di prevedibilità che si contrappone all’ignoto e incerto

L’ufficio può assurgere allo stesso potere calmante che ha la nostra casa, un riparo controllato.

Quando la psicologia coincide con la sicurezza

La perdita di controllo determina stati ansiosi, probabilmente non c’è nulla di più impattante della possibilità di essere contagiato. L’insidia invisibile prende la forma del pericolo che spunta dietro ogni angolo.

Dall’esperienza che acquisiamo giorno dopo giorno in Asia, abbiamo compreso l’importanza di attribuire al singolo il massimo controllo possibile. Si tratta di un espediente che fa coincidere la sfera psicologica con la praticità.

Nel quotidiano ciascun impiegato deve essere munito degli strumenti di pulizia della propria workstation. Non si tratta solo di mascherine e gel per le mani, ma dei dispositivi di sanificazione della scrivania, della tastiera e del mouse.

La possibilità di sanificare quando si vuole la propria postazione ha un potere calmante oltre che garantire il risultato ottimale.

I principi della progettazione post Covid-19

Occorre tener presente alcuni capisaldi della capacità umana di percepire l’ambiente:

  • La percezione è realtà, ciò che appare fornisce un messaggio univoco
  • La trasparenza è il fondamento della fiducia
  • Qualsiasi decisione deve prevalere perché è pratica e utile

Uno space office è composto da diverse parti.

L’area di accoglienza è delicata poiché un dipendente attraverso la formazione riesce a seguire i protocolli, un esterno molto meno. E’ quindi importante disporre:

  • Adeguata segnaletica
  • Schermi anti starnuto
  • Eliminazione di materiale cartaceo (riviste, dispense, leaflet..)
  • Il distanziamento sociale evitando per quanto possibile anche i luoghi di attesa
  • Distributori e dispenser di DPI (dispositivi di protezione individuali)

L’area di lavoro si basa sul concetto di distanza fisica minima che in Italia è stata indicata come 1 metro, mentre negli altri paesi questa misura è doppia. Si fa riferimento a:

  • Una pianta che indichi la position da occupare
  • La capacità di affollamento massimo per piano
  • Rimozione di qualsiasi dispositivo inutilizzato come monitor e sedie per evitare che vengano occupate position vacanti
  • Riorientamento delle workstation per evitare il confronto frontale tra le persone

Le aree di collaborazione devono essere attentamente calibrate per il corretto numero di persone. Sarà buona norma indicare il numero massimo di occupanti e invitare a sessioni di lavoro congiunte limitate.

Gli spazi ausiliari come mobilio comune e passaggi stretti vanno rivisti ipotizzando un percorso a senso unico.

Le aree di formazione dovrebbero venir meno, sostituite dalle aree virtuali. Quest’opportunità crea spazio aggiuntivo da recuperare.

Le aree di ristoro sono delicate e potrebbero comportare l’erogazione di cibo solo preconfezionato, position ridotte sia nel numero che nel tempo di utilizzo. Le vending machine per tutto il periodo di pericolo di contagio andrebbero eliminate o rese inaccessibili.

Riprogettare l’ufficio con un approccio multidisciplinare

Supportare le aziende è oggi una necessità, lo studio di architettura deve saperlo trasformare in opportunità. Si parla di progettazione integrata poiché non si basa esclusivamente sull’opera dell’architetto ma di un lavoro in team che contempli diverse figure.

Un nuovo ed emozionante capitolo della progettazione per uffici è da scrivere. La nostra esperienza e presenza internazionale ci permette di non lasciare nulla al caso poiché le aziende hanno bisogno di vedere soluzioni nell’immediato. Quel capitolo abbiamo deciso di scriverlo a più mani per coprire tutte le aree interessate:

  • Salute e prevenzione: Neuroscienziati, antropologi, psicologi ambientali, medico del lavoro, responsabile sicurezza e sanificazione (RSS), responsabili sicurezza e prevenzione (RSPP)
  • Architettura: Workspace planner, industrial & product designer, interior designer, graphic designer
  • Ricerca e Sviluppo: Sustainability manager, Esperti LEED & WELL, ricercatori materiali e innovazioni
  • Risorse Umane: Specialista comunicazione, Consulenti Change management, Community manager, Specialisti analisi, Consulenti GDPR, Sviluppatori App
  • Ingegneria: Ingegneri HVAC, sviluppatori IT e AI, Specialisti biometria

Di sicuro la tecnologia porterà nuove soluzioni ma ciò a cui occorre fare molta attenzione è la necessità di comunicazione tra le persone. E’ un pericolo limitare l’incontro, la comunicazione visiva e verbale deve essere sostenuta poiché un’azienda è un team che collabora e si aiuta vicendevolmente.

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