La progettazione dello space office col tempo si modifica seguendo mode e soprattutto necessità funzionali in grado di incrementare la produttività. L’Italia, pur essendo la patria del design, ha mostrato solo di recente propensione a ricercare nel design per uffici, soluzioni in grado di migliorare il conto economico.

Per rendersi conto di quanto sia importante progettare uno spazio uffici adeguato all’obiettivo della produttività, basti pensare che una nazione come gli Stati Uniti perde all’anno dai 450 ai 550 miliardi di dollari.

L’assunto è che un lavoratore non soddisfatto e infelice è più propenso a prendere giorni di malattia se non addirittura cercare una soluzione altrove.

Da qualche anno sono emersi nuovi stili di lavoro mobili, dove il singolo lavoratore può scegliere la workstation all’interno del building, cambiando ambiente, o può persino affittare un ufficio a tempo determinato, in una qualsiasi città. La tecnologia ha di certo supportato questo cambiamento offrendo ai manager soluzioni organizzative estreme.

Si parla sempre di più di ABW che sta per Activity Based Working. Una variante della progettazione dello space office agile e flessibile, in grado di personalizzare l’ambiente e farlo sembrare meno minimalista.

L’ABW è solo una moda oppure è la risposta per lo space office?

Prima di arrivare a parlare di ABW è necessaria una piccola premessa che ci porta alle ragioni per cui si è presa in considerazione una disposizione dello space office differente, basata sulle attività.

una disposizione dello space office differente, basata sulle attività

Hot desking la soluzione immobiliare allo space office

A partire dalla fine degli anni ’90 si è diffusa una nuova organizzazione dello space office passata sotto il nome di hot desking.

In breve le aziende hanno sostituito il modello di lavoro degli uffici compartimentati ed assegnati, a postazioni di lavoro open e non assegnate.

Ciò significa che non si ha più il proprio spazio scrivania, ma si dovrà cercare la prima workstation libera. Il vero motivo di tale flessibilità è da ricercare nella necessità di migliorare lo sfruttamento dello spazio in termini di resa per metro quadrato, in seguito all’incremento delle politiche di flessibilità che hanno iniziato ad includere lo smart working e il co-working.

A supporto di tale spostamento si è sbandierata per lungo tempo la necessità di incrementare la collaborazione tra dipendenti ed il processo creativo. Il conto alla fine è arrivato ed è stato molto salato in termini di perdita di efficienza.

Molte ricerche hanno messo in luce come i dipendenti abbiano pagato con l’aumento dei momenti di distrazione e di perdita di creatività. Inoltre, secondo alcuni, la continua ricerca del proprio posto di lavoro contribuisce a generare rivalità e fa perdere ulteriore tempo, aumentando il disagio psicologico e quindi incrementando lo stress.

La critica maggiore si è concentrata sulla progressiva perdita della propria identità al lavoro che ha influito sulla percezione della soddisfazione. Il ruolo della privacy, che abbiamo già trattato nell’articolo “Space office e psicologia ambientale”, è fondamentale quando si avverte che il proprio spazio sia stato preso dai manager, con la conseguenza di avvertire il disagio psicologico che porta inevitabilmente ad identificarsi sempre meno con l’organizzazione.

Alla fine degli anni ’90 si è diffusa una nuova organizzazione dello space office passata sotto il nome di hot desking con postazioni di lavoro open e non assegnate

Come migliorare la qualità psicologica dell’ufficio

Il passaggio naturale è stato quello di arrivare al lavoro basato sull’attività (ABW), in cui si creano diversi hub adatti al lavoro di squadra, al brainstorming, alla concentrazione, alla comunicazione telefonica, alla conversazione rilassante e conviviale ecc.

Chi commissiona la ristrutturazione dello space office vuole sapere se questo cambiamento si rifletterà sugli indici economici di base, tra cui il costo al metro quadrato e la produttività, che a sua volta dipende dai livelli di assenteismo, e dal turnover.

Può uno studio di architettura moderno rassicurare il committente sull’indirizzo scelto?

Il primo punto è facile da smarcare, è un semplice calcolo che viene fatto prima di iniziare la ristrutturazione del building. Bisogna però partire dalle ragioni che hanno portato la committenza a richiedere uno spazio uffici diverso.

Si può trattare ad esempio di una struttura che intende avvalersi dello smart working, per cui a rotazione determinate workstation risulterebbero inoperose.

Il crescente fenomeno del co-working potrebbe prevedere di utilizzare meglio gli spazi della sede, come pure può trattarsi di necessità organizzative moderne dettate dalla ricerca di HR di incrementare la produttività attraverso una qualità del lavoro migliorata.

Molte variabili entrano in gioco nella valutazione da compiere, di certo si può dire che il principale difetto di un progetto ABW è rappresentato dalla percezione di una minore privacy. Allo stesso tempo questo aspetto è avvertito in maggior misura dai lavoratori anziani e da chi ha bisogno di concentrazione per svolgere il proprio compito.

Bisogna partire da qui per assicurare un reale miglioramento degli indici economici legati alla migliore condizione dell’individuo.

Gli ambienti ABW rispettano i bisogni psicologici?

Gli ambienti di lavoro che si basano sulle attività devono cercare di rispettare 4 bisogni psicologici principali:
•    Necessità di gestire il lavoro in maniera autonoma
•    Necessità di facilitare la relazione
•    Necessità di comprendere le intenzioni dell’azienda
•    Necessità della privacy

Gli ambienti ABW rispettano i bisogni psicologici?

Fermo restando le differenze di percezione che hanno individui diversi si può affermare che gli ambienti ABW si caratterizzano per:
•    un buon livello di autonomia poiché le diverse postazioni sono legate a diverse attività, i lavoratori si trovano quindi nella posizione di determinare quale genere di workstation utilizzare, sperimentando quindi un proprio desiderio di scelta;
•    un’ottima disposizione degli spazi che favoriscono l’incontro e lo scambio, ciò determina l’opportunità di costruire relazioni solide tra i lavoratori;
•    puntare sulla flessibilità. Tale caratteristica potrebbe non rivelarsi ottimale per i lavoratori che hanno bisogno di maggiore prevedibilità sia in merito alla loro mansione, che alla direzione scelta dall’azienda;
•    essere spazi aperti e trasparenti in maggior rilevanza rispetto agli spazi chiusi e riservati. Anche questa caratteristica va commisurata al tipo di lavoro da svolgere ed alla particolare sensibilità in merito alla percezione della privacy che ha determinato gruppo di lavoratori.

Gli ambienti di lavoro che si basano sulle attività devono cercare di rispettare 4 bisogni psicologici principali

Conclusioni

L’evoluzione dello space office è entrata in una fase cruciale poiché si integra con le scelte consapevoli che l’azienda fa per prevalere nell’arena competitiva.

l’evoluzione dello space office si integra con le scelte dell’azienda per rimanere competitiva

In un mondo che tende all’ottimizzazione dei risultati, le organizzazioni chiedono anche al designer per uffici soluzioni efficienti.

In un mondo che tende all’ottimizzazione dei risultati, le organizzazioni chiedono anche al designer per uffici soluzioni efficienti.

La risposta non ha tardato a venire, c’è di nuovo che ora le motivazioni per un tipo di lay out piuttosto che un altro, provengono direttamente dalla psicologia ambientale. Gli studi hanno il compito di misurare tali effetti e di volta in volta aggiustare il tiro.

Gli indici interni aziendali sono i veri misuratori di soddisfazione, su di questi si deve fondare la collaborazione tra chi progetta e chi utilizza lo space office.

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