Può il design dell’ufficio motivare a lavorare?

È possibile che il design dell’ufficio influisca sul livello di motivazione del personale?

La risposta potrà sembrare sorprendente, non tanto per la correlazione positiva che esiste tra i due, ma per il legame solido e necessario che si genera.

Solitamente si pensa che lavorare in un ufficio caratterizzato da un design moderno sia altamente motivante poiché questo riflette il livello di considerazione della proprietà nei confronti dei propri collaboratori. Bisogna andare un po’ più in profondità per cogliere gli elementi essenziali di cui qualsiasi dipendente ha bisogno per sentirsi a suo agio e pienamente motivato.

Per arrivare a dimostrare il legame che c’è fra la componente di design dell’ufficio e la motivazione nel lavoro bisogna rifarsi ad una teoria in particolare: la Teoria dell’autodeterminazione di Edward L. Deci e Richard M. Ryan (1985), seguita negli anni da molti altri studi.

L’ufficio si rinnova e cambia il sistema di gestione

Nei decenni scorsi, ma in particolare in quest’ultimo periodo caratterizzato dalla rivoluzione tecnologica, si è affermato spesso e in diverse circostanze, che il mondo del lavoro sia poggiato su fondamenta ormai obsolete. In effetti a ben guardare, la maggior parte delle aziende si rifà ancora ad un modello di gestione proprio del sistema militare.

Lo stile di comando considerato “normale” nelle organizzazioni aziendali un po’ datate è il classico “comando e controllo”. Il dipendente va monitorato e si presuppone che il suo capo sia “migliore” di lui. Da ciò deriva, tornando al tema della motivazione sul lavoro, che per evitare le punizioni si inneschi un rapporto basato sul sistema della motivazione estrinseca, in cui non esiste la ricerca dell’efficienza vera e propria ma si bada per lo più ad un soddisfacente rapporto tra superiore e dipendente.

Bisogna cogliere gli elementi essenziali di cui qualsiasi dipendente ha bisogno per sentirsi pienamente motivato

Negli anni dello smart working alcuni manager si stanno mordendo la lingua poiché il loro stile di gestione è sempre stato basato sul controllo a vista del dipendente. Una sensazione falsa poiché non serve alzarsi dalla scrivania per interrompere il flusso del lavoro, bastano pochi click.

Spesso si notano ambienti di lavoro in cui gli elementi chiave sono: l’open space e la fila di scrivanie. In pratica viene riflesso lo stile di gestione militare: se vedo i dipendenti li posso controllare. All’opposto non è vero che mettere un’altalena, un tavolo da ping pong e una sala relax sia ciò che ci vuole per instaurare un vero rapporto di fiducia necessario per far scattare la scintilla della motivazione.

Le aziende moderne hanno bisogno di collaboratori proattivi, l’autodeterminazione dipende da uno stato di auto-motivazione che a sua volta riflette un ambiente di lavoro che soddisfi le tre condizioni poste dalla Teoria di autodeterminazione di Edward L. Deci e Richard M. Ryan: autonomia, competenza e relazione.

Un ambiente di lavoro che favorisce l’autonomia

I tre presupposti della motivazione sul lavoro devono sussistere insieme, il ruolo del designer è quello di interpretare le migliori caratteristiche affinché l’ambiente le rispetti e le sviluppi.

Partiamo dalla caratteristica dell’autonomia.

Un dipendente intrinsecamente motivato sceglierà sempre il luogo di lavoro e l’orario più efficiente possibile

Uno spazio di lavoro capace di favorire l’autonomia per definizione non deve porre limiti ai dipendenti, quindi libertà di scelta sulla location e sui tempi. Un dipendente intrinsecamente motivato sceglierà sempre il luogo di lavoro e l’orario più efficiente possibile.

Un ambiente di lavoro che favorisce la costruzione delle relazioni

La possibilità di instaurare relazioni è strettamente legato allo sviluppo dell’innovazione. Gli spazi di lavoro devono contemplare gli incontri casuali come anche offrire opportunità di lavoro in team formali, senza che ne soffra il lavoro degli altri.

In più la creazione di un sistema di rete aperto a diverse parti dell’organizzazione crea un forte senso di appartenenza.

Un ambiente di lavoro che favorisce la competenza

Per il raggiungimento di un obiettivo si passa attraverso diverse fasi. Ci saranno periodi in cui servirà la concentrazione e altri in cui è necessario il lavoro di squadra. A sovraintendere questi momenti è auspicabile ci sia un buon supporto da parte dei processi di apprendimento e dello scambio libero delle informazioni.

Come deve essere l’ufficio che supporta la motivazione?

Il concetto della ricompensa e della punizione andava bene forse quando la necessità massima era la standardizzazione e l’automazione.

Oggi per rispondere all’esigenza di un tipo di lavoro basato sulla creatività, occorre favorire un ambiente di lavoro con un approccio euristico (risolvere un problema creando una via d’uscita), al posto di uno algoritmico (seguire una linea continua fatta di compiti semplici e incasellati in un progetto). Le organizzazioni moderne sono fondate sul concetto di continua innovazione, in questo contesto il vero valore per le aziende sono i dipendenti impegnati e motivati.

L’ufficio influenza e viene influenzato dalle persone che lo vivono, una progettazione adeguata ai tre criteri della Teoria dell’autodeterminazione si basa sul supporto e non sul monitoraggio.

il vero valore per le aziende sono i dipendenti impegnati e motivati

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