In questa lunga pausa di riflessione, a causa degli eventi ben noti a tutti, mi sono ritrovato a discutere con i manager con cui ho un rapporto quotidiano di un argomento che spesso ricorre negli incontri con le aziende: il multitasking.

E’ vero che si può avere una mente multitasking, oppure è solo una proiezione di ciò che vorremmo?

Come deve essere un ufficio per supportare al meglio la mente umana e la sua capacità di concentrazione?

A ben vedere un ufficio è formato da alcuni elementi che ricorrono sin dal momento in cui è stato inventato. Se lo osserviamo in maniera astratta possiamo scoprire perché l’ufficio sia fatto proprio in questo modo e non in un altro. Facciamoci caso, quando entriamo in uno space office, alla fine del percorso ci attende una poltroncina ergonomica, una scrivania frontale e (dall’introduzione del computer), uno schermo posizionato ad altezza occhi.

L’orientamento dei vari elementi hanno il compito di facilitare la concentrazione univoca, al punto da rendere il corpo leggermente inclinato verso il monitor. In buona sostanza l’ufficio massimizza la funzione mono-task e non il multitasking, le altre aree di lavoro sono dedicate a funzioni anch’esse uniche, come la riunione e la pausa.

Gli uffici moderni si adattano di più al tipo di lavoro da svolgere rispetto al passato, ci sono luoghi che prediligono l’isolamento, altri che favoriscono l’incontro di piccoli gruppi ecc… Comunque sia ogni spazio è dedicato ad una sola necessità di concentrazione.

Attraverso il percorso che tra poco leggerai, scoprirai perché in realtà il multitasking non solo non esista, ma nella realtà delle cose è considerato dannoso, sia per il lavoro che per la salute personale con una eccezione che trovi proprio alla fine.

Perché l’ufficio moderno favorisce il mono-task?

Per comprendere come funzioni un cervello bisogna avere delle competenze che purtroppo non possiedo, ma grazie al team di R&S interno alla Progetto Design & Build, in maniera molto limitata, semplificata e con il loro aiuto, posso provarci.

Solitamente prima di passare alla fase di progettazione di uno space office, avvengono degli incontri con l’azienda. Lo scopo è quello di fare emergere i valori, la mission e la vision dell’azienda, poi si tiene conto delle necessità presenti ma soprattutto future. Al termine di questo processo saranno più evidenti a tutti i pilastri fondamentali che devono guidare un progetto di uffici unico, sensazionale e su misura.

La psicologia ambientale quindi guida questa fase di reciproca conoscenza e viene divulgata a tutti coloro che prendono parte alla fase importantissima di screening.

Detto ciò torniamo al funzionamento del cervello per dare sostanza a quanto abbiamo detto poco fa, e cioè che il multitasking è un’aspirazione non una reale possibilità.

Le reti di attenzione del cervello

Quando svolgiamo un compito, ci sforziamo di porre la massima attenzione. Attraverso la tecnica di neuroimaging sono state identificate le reti cerebrali che sono alla base del processo di attenzione. Le reti si dividono in specializzazioni di:

  • Allarme, in cui si raggiunge uno stato di massima sensibilità di fronte ad uno stimolo;
  • Orientamento, attraverso cui si selezionano le informazioni dell’input sensoriale;
  • Attenzione esecutiva in cui vengono risolti conflitti tra pensieri, sentimenti e comportamenti, detto in parole più semplici, si tratta di mantenere la concentrazione di fronte a distrazioni varie.

Queste tre reti lavorano insieme ed esprimono un certo grado di efficienza definito Attention Network Test (ANT). Secondo la neuroimaging queste aree lavorano in maniera indipendente l’una dall’altra, in alcuni casi, per determinati compiti, interagiscono.

Si è notato che non c’è un grande sforzo a passare da un compito all’altro se questo è abitudinario o semplice, diverso è invece passare da un compito (qualsiasi esso sia), ad uno complesso o nuovo, entra in gioco la rete dell’attenzione esecutiva che richiede molto sforzo per escludere le distrazioni e tra queste c’è anche il compito a cui si stava prestando attenzione precedentemente.

In parole più semplici è normale eseguire più funzioni semplici, ad esempio chiacchierare e mettere lo zucchero nel caffè, cosa diversa è invece passare dalla guida alla lettura.

Quando si parla di multitasking ci si riferisce alla capacità di porre la propria attenzione a fonti alternative di input sensoriali in contemporanea. La sensazione che molti di noi hanno di avere una predisposizione al lavoro in multitasking, deriva quindi dalla capacità di svolgere più attività in sequenza e velocemente.

Cosa deve esserci su una scrivania? Quanto distante deve essere una position dall’altra? Quali elementi visivi aiutano a concentrarci e quali evitare? Si tratta di domande a cui trovi le risposte nel nostro wiki, oppure potrai constatare nel tuo prossimo space office.

Ora una particolarità, ci capita di guidare e chiacchierare contemporaneamente, oppure vediamo i nostri figli studiare con la musica in sottofondo, in queste situazioni si è notato che l’elemento distrattivo ha l’effetto di aumentare l’attenzione sul compito principale (Ruff HA, Rothbart MK. Attenzione nei primi sviluppi. New York: Oxford University Press; 1996).

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