Può la progettazione dei luoghi di lavoro generare essa stessa innovazione?

A questa domanda cerco di rispondere andando a scavare nelle ricerche e nelle teorie in grado di supportare o meno questa idea.

Bisogna partire da un assunto che riguarda il livello di collaborazione che esiste in un’azienda qualsiasi. Per definizione le imprese moderne sono votate, come mai successo prima nella storia economica, a ricercare l’innovazione come chiave per conquistare nuovi mercati.

design degli uffici come motore di innovazione

Detto ciò si può affermare che la collaborazione tra dipendenti sia il vero motore dell’innovazione. In particolare ci sono dei reparti, come quello di ricerca e sviluppo, caratterizzati da un insieme di compiti con un alto livello di incertezza ed una assenza di routine.

In questi reparti la comunicazione più efficace è senza dubbio quella face to face poiché supporta il trasferimento di informazioni complesse e molto dettagliate, necessarie a far avanzare i progetti di sviluppo importanti.

Detto in parole più specifiche, vedremo come possa essere influenzato il comportamento dei dipendenti attraverso i cambiamenti strutturali apportati dal design per uffici. Se le teorie psicologiche ci forniscono elementi efficaci per modellare i progetti, in una seconda fase dobbiamo saggiare questi interventi sullo space office e valutarne il rendimento.

il design influenza il comportamento dei dipendenti

Lo space office può incrementare la comunicazione faccia a faccia

Alla fine degli anni ’70 il Professor Thomas J. Allen del MIT, sviluppò e divulgò quella che oggi è nota come la Curva di Allen. Il Concetto alla base della sua scoperta fu che all’aumento della distanza tra uffici, si determina una caduta esponenziale nella frequenza delle relazioni.

Sembra una banalità ma le conseguenze hanno portato a riprogettare aziende come la Volkswagen di Dresda, la BMW di Monaco e il Decker Engineering di New York. Vediamo di che si tratta più nello specifico.

aumentando la distanza tra dipendenti diminuiscono le relazioni

Due uffici di una stessa azienda e appartenenti alla stessa direzione, posti a 50 metri l’uno dall’altro, hanno scarse possibilità di comunicazione, ciò è riferito non solo all’interazione faccia a faccia ma anche a quella telefonica o via mail. In pratica se i dipendenti degli uffici non si incrociano mai, tenderanno a non comunicare in alcun modo oltrepassata una certa soglia di lontananza fisica.

Sulla scorta della Curva di Allen altri due ricercatori hanno indagato in senso inverso. James B. Stryker e Michael Santoro della Rutgers University nel 2012 hanno esplorato sulla possibilità di incrementare la collaborazione tra dipendenti attraverso la facilitazione della visibilità e il miglioramento dell’accesso agli spazi comuni.

In pratica, secondo i loro studi, l’architettura degli uffici deve creare percorsi appositamente ponderati per far circolare e incontrare i dipendenti. Questo semplice suggerimento ha delle conseguenze enormi sullo sviluppo dell’innovazione.

Il collegamento tra le sale riunioni, le sale del break e gli stessi uffici, devono poter essere verificati per favorire la comunicazione faccia a faccia. Si parla di distanza funzionale quando si tiene conto che le relazioni più importanti in ufficio, determinano il comportamento sociale e quindi stabiliscono uno stile di comunicazione che è strettamente collegato al concetto di produttività.

l’architettura degli uffici deve creare percorsi appositamente ponderati per far circolare e incontrare i dipendenti

i percorsi sono importanti nel design degli uffici

Ci sono controindicazione a rendere lo spazio ufficio più open?

Si può affermare che l’apertura dello spazio organizzativo, realizzato attraverso l’incremento delle sovrapposizioni dei percorsi e delle strutture in condivisione, possa influire su due variabili psicologiche molto importanti: la privacy e la percezione  di  ingaggio lavorativo.

La diminuzione dello spazio di privacy e l’aumento del carico di lavoro cognitivo (generato da un incremento di rumore e di  numero di interruzioni), possono generare dei risultati non intenzionali negativi.

l’importanza della privacy nello spazio di lavoro

Vale la pena riportare qui un celebre case study di G.L Pepper, che ha analizzato l’evoluzione di un’azienda che intendeva promuovere uno stile organizzativo più coinvolgente. Gli effetti desiderati dagli architetti puntavano alla maggiore comunicazione interna, alla flessibilità e alla creatività.

Il progetto ha reso l’ambiente di lavoro arricchito in ogni reparto, con percorsi studiati appositamente per generare lo scambio e l’incontro.

Purtroppo nel durante, verso la fine del progetto, intervenne una crisi economica che rese molto più complicata la lettura dei risultati.

Il tentativo in sostanza fallì poiché i dipendenti percepirono i lavori di ammodernamento, non come un upgrade in loro favore per rendere il lavoro più piacevole, bensì come uno spreco di risorse che invece potevano essere destinate a salvare qualche lavoratore dal licenziamento.

La nuova interpretazione dello space office è stata ambigua, ciò porta a comprendere meglio come gli ambienti spaziali portano con se dei significati simbolici che influenzano la percezione di chi li usa.

Non è in dubbio la capacità dello spazio riorganizzato di promuovere le interconnessioni tra i dipendenti, ma ciò può non essere sufficiente per assicurare un effetto positivo in termini di collaborazione tra coloro che ne fanno parte.

gli ambienti spaziali portano con se dei significati simbolici che influenzano la percezione di chi li usa

significati simbolici e non negli spazi di lavoro

Il valore simbolico del design per uffici

Il valore simbolico dell’architettura è molto potente poiché ingloba una visione ed uno stile proprio del brand. L’acciaio, il vetro, la disposizione ai piani alti degli uffici direzionali, il tipo di arredi, hanno avuto, per lungo tempo, il compito di mostrare il potere organizzativo e la prosperità dell’azienda.

Viceversa la tendenza attuale tende ad arricchire lo spazio, enfatizzando il senso di appartenenza, la cura degli aspetti sociali, la creatività, il divertimento e l’autonomia.

enfatizzare il senso di appartenenza, divertimento, autonomia

la tendenza attuale tende ad arricchire lo spazio, enfatizzando il senso di appartenenza, la cura degli aspetti sociali, la creatività, il divertimento e l’autonomia

A supporto di questa tendenza, che ha delle precisi radici nella psicologia ambientale, si è sviluppato il Nudging, definito anche come la spinta gentile. I messaggi visivi, come una cesta di frutti posizionato all’ingresso dell’azienda, piuttosto che altri messaggi positivi, favoriscono il benessere sociale.

Una lettura semplificata può portare ad affermare che non esiste una relazione di causa-effetto tra ambiente organizzativo e comportamento umano, bisogna tener conto anche della percezione umana. Quest’ultima attinge alla comunicazione simbolica e alla strategia organizzativa. In questo senso ci da una mano la teoria del cambiamento di Lewin (1951), nota anche con il termine di change management.

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