Come saranno gli Spazi di lavoro - la Matrice PD&B

Durante tutto il periodo pandemico non si è fatto altro che immaginare come sarebbe stato il mondo post Covid-19. Grande imputato è stato l’ufficio, per il semplice motivo che l’alternativa offerta dallo smart working (sarebbe meglio parlare di home working), ha dato i suoi frutti, assicurando continuità.

C’è da chiedersi sul serio come saranno gli spazi di lavoro nel post, poiché c’è da aspettarsi una sorta di rivoluzione che solitamente segue un evento planetario.

Sino ad ora ci sono state varie congetture che si possono riassumere in due grandi visioni poste agli antipodi:

• Da una parte, soprattutto nella prima fase del propagarsi dell’infezione, hanno prevalso le visioni di un design per uffici con punti in comune con quello di un ospedale. La società ha acquisito in un sol colpo maggior consapevolezza sulle malattie contagiose e tutto ciò si è tradotto nell’esigenza di imporre il distanziamento;

• Dall’altra invece si fa riferimento all’esigenza tipica della razza umana: il senso di connessione. La considerazione principale in questo caso, verte sulla necessità di ciascun individuo adulto che ha di lavorare, non solo per salvaguardare l’aspetto economico ma anche perché ci piace stare insieme e risolvere problemi. L’ufficio allora diventa un imprescindibile spazio collaborativo che incrementa la produttività.

Queste visioni sono in atto e lo saranno per diverso tempo, ogni azienda quasi geneticamente, prende l’una o l’altra via. È bene approfondire questo concetto e soffermarsi un po’. Ci si domanda quale delle due tendenze prevarrà; a oggi nessuno lo sa, è pure possibile che gli eventi non pronosticabili impongano una terza via.

Piuttosto che cercare di indovinare il futuro è meglio individuare il processo attraverso il quale le decisioni degli imprenditori e dei manager vengono prese. Quest’aspetto è centrale ed è ciò su cui Progetto Design & Build si è concentrata maggiormente. Il fine è stato quello di costruire un tool abbastanza semplice con l’ulteriore scopo di rendere visibili i risultati a tutti coloro che in questo momento, rivolgendosi al Gruppo Progetto CMR, hanno bisogno di un confronto basato su dati.

Di certo c’è solo che è in atto una grande trasformazione del mercato immobiliare degli uffici commerciali. La domanda precisa che Progetto Design & Build si è posta, è: Come fare a intercettare i cambiamenti che sono in atto nel momento stesso in cui si propagano? La risposta è tanto semplice quanto inaspettata: Istituire un osservatorio globale sull’impatto che il Sars CoV-2 ha avuto e sta ancora avendo sul rapporto che abbiamo con gli spazi di lavoro.

 

L’osservatorio sugli effetti della pandemia sul luogo di lavoro

Facciamo, prima di immergerci nell’analisi, un passaggio dovuto, su un aspetto che fa fatica a emergere in tutta la sua forza: “Abbiamo imparato che i dipendenti riescono a lavorare in molti luoghi, diversi dall’ufficio”. Da ciò deriva che la sede aziendale non può servire solo a lavorare ma deve essere eletta ad altri scopi come la collaborazione, quando l’ambiente virtuale è perdente nel confronto, e la formazione della forza lavoro.

Non tutto è come sembra, nella città di New York (per citare una delle grandi metropoli fra tante), le aziende del comparto tecnologico hanno fatto a gara per aggiungere metrature dedicate agli spazi di lavoro. Tra queste spiccano Amazon, Facebook, Apple e Google. Questi dati sono in controtendenza, la realtà è che è vero il contrario, molte aziende stanno pensando (o lo hanno già fatto), di ridurre gli spazi destinati agli uffici.

In pratica abbiamo compreso che per intercettare il futuro degli spazi di lavoro, avremmo dovuto osservare il presente nel momento in cui è stato sottoposto a uno stress test di portata mondiale. Per non andare in ordine sparso, quindi per avere un quadro d’insieme ponderato, PD&B ha costruito una matrice in grado di far saltare fuori delle evidenze o tendenze. Per far tutto ciò serve raccogliere dati “freschi”.

L’osservatorio istituito da Progetto Design & Build si basa su una serie di rapporti d’affari che Progetto CMR ha da tempo in ogni parte del globo. Grazie ad essi abbiamo potuto visionare le richieste di ristrutturazione e comprenderne le motivazioni.

L’aspetto qualitativo dei dati ha la sua importanza ma l’ha pure l’aspetto quantitativo. La classificazione dei dati ha reso possibile far emergere quattro atteggiamenti (o orientamenti), tipici. Della costruzione della matrice parleremo diffusamente tra un attimo, ora vediamo alcuni dati sintetici che ci fanno inquadrare la portata di tale cambiamento.

Quanto spazio ufficio si libererà a causa della pandemia?

Da quando è iniziata la pandemia in Europa ben 56 milioni di lavoratori non sono più andati in ufficio* . Tramutati in mq e sapendo che mediamente ci vogliono circa 8,75 mq per dipendente*, equivale a dire che ci sono stati circa 490 milioni di mq di spazi lavoro non utilizzati.

Si stima che le nuove modalità di lavoro da remoto (smart working, home working ecc..), diverranno durevoli nell’ordine del 10/25%. A questo punto è facile calcolare che i milioni di mq di spazio ufficio che non saranno più utilizzati saranno 49/122 milioni.

Questi numeri fanno veramente girare la testa, quando si parla di rivoluzione post Covid-19 non lo si fa a sproposito, in questo caso ci sono i dati a confermarlo.

Che cosa succederà in Italia? I lavoratori che non sono rientrati negli uffici sono stati 4,7 milioni. Lo spazio non utilizzato ammonta a 41 milioni di mq. Seguendo le stesse logiche che abbiamo utilizzato per la dimensione europea, sappiamo che i milioni di mq che nel post “avanzeranno”, saranno dai 4 ai 10 milioni*.

Basti pensare che nella sola città di Milano 1,5 milioni, sono stati i lavoratori che hanno spostato a casa il lavoro d’ufficio e ben 13 milioni i mq non utilizzati nelle sedi aziendali*. L’abbondanza di mq nel post Covid-19 sarà dagli 1,3 ai 3,2 milioni di mq.

La domanda cruciale quindi è: Come le aziende ripenseranno questi spazi? O meglio: Come li stanno ripensando?

L’assunto che Design & Build ha fatto è che in mancanza di un faro, ciascuno fa per sé. Volendo precisare meglio questo passaggio si può tranquillamente ipotizzare che la propensione al cambiamento dipenda in gran parte dal DNA di ciascuna organizzazione aziendale. Si tratta di un dato di partenza abbastanza noto, e desumibile dall’attività d’impresa.

La definizione della “propensione al cambiamento” sarà importante per inquadrare i quattro quadranti della Matrice PD&B.

La motivazione al cambiamento dipende dal DNA aziendale

La competizione impone una continua ricerca di soluzioni, ciascuna delle quali cerca di creare posizioni dominanti. Ciò che determina il cambiamento, in un’organizzazione più o meno complessa, è la visione che ha del futuro che intende dominare.

Ritornando alla domanda che ci siamo posti poco fa, le organizzazioni aziendali hanno di fronte a se un ventaglio di scelte. Ci saranno quelle che ridurranno pedissequamente gli spazi ufficio, altre che invece li parcellizzeranno, e altri ancora che non faranno nulla se non attendere l’evoluzione degli eventi.

Ciascuna di queste posizioni ingloba un rischio molto alto sia per l’impatto negativo conseguente, sia per l’eventuale mancata opportunità di acquisire un vantaggio competitivo.

L’osservatorio si è quindi dotato di una suddivisione delle aziende in quattro gruppi:

  1. Laggard: Aziende che sono restie al cambiamento per scelta, necessità o credo.
  2. Esploratori: Sono le società basate sulla capacità del loro leader di innovare e prendere decisioni repentine. L’innovazione è vissuta come atteggiamento intuitivo.
  3. Early Adopter: Sono aziende molto rapide nell’assumere (o adottare), l’innovazione già vincente sul mercato.
  4. Believers: Si tratta di aziende in cui è diffusa la cultura dell’innovazione: “Continue Innovation is the only strategy to create long- term value”.

Teniamo a mente questa classificazione e vediamo com’è strutturata la matrice PD&B.

Una Matrice per raccogliere e classificare le scelte di ristrutturazione

Gli spazi di lavoro vanno ripensati con una certa urgenza. L’orizzonte temporale è molto stretto, difficilmente le aziende rimarranno inerte di fronte a sedi desertificate. In mancanza di dati certi e di un modello di organizzazione del lavoro efficace e diffuso, prende corpo una variabile di sviluppo delle innovazioni che avevamo “quasi” dimenticato: il Coraggio.

È un atteggiamento pioneristico quello che si sviluppa di fronte alla necessità di dover prendere decisioni forti. In base al proprio DNA ciascuna società compirà scelte più o meno drastiche.

Il Coraggio e la Propensione al Cambiamento determinano quattro aree matriciali nelle quali sono state inserite le aziende che hanno interagito, per rimodulare gli spazi ufficio, con Progetto Design & Build e Progetto CMR.

La Matrice PD&B sotto riportata evidenzia posizioni diverse, nessuna in particolare predomina in questo momento ma si comprende come stiano disegnando il futuro.

Le aree della Matrice PD&B

È il momento delle scelte per tutte o quasi le società. Le quattro aree della Matrice PD&B descrivono l’innovazione cui le strutture fisiche delle sedi aziendali stanno andando incontro per rispondere al distanziamento.

Le società del quadrante DENY pensano che tutto tornerà come prima, compreso il modello di lavoro fondato sulla presenza e sul controllo. Una volta terminata l’emergenza, i loro uffici ritorneranno popolati esattamente come lo erano prima del marzo 2020. Il diniego è alla base dell’immobilismo, ci si convince che il mondo e il business non siano cambiati.

Nel quadrante FLAT FLAP al contrario si cercano più soluzioni senza preclusioni. Le scelte di riorganizzazione degli spazi non sono omogenee, proprio perché non si sono ancora generati dati sufficienti per definire una strada comune.

Al quadrante precedente s’ispirano le società del quadrante ST. THOMAS. Prima di intraprendere una strada si attende che altri l’abbiamo scolpita. Solo allora si sentiranno sicure nel fare investimenti cospicui.

Per finire troviamo in basso a destra i pionieri, è il quadrante BASE JUMPING. Coloro che inseguono l’intuizione vincente, quella che potrebbe rivoluzionare il mercato. Proprio come un salto nel vuoto, solo cimentandosi si può scoprire se si ha ragione o meno.

La rivoluzione dello spazio di lavoro dipende solo dalla pandemia?

Molti pensano che la pandemia non sia sufficiente per spiegare un cambio epocale nell’organizzazione degli spazi di lavoro per ufficio. L’evoluzione digitale da qualche anno aveva già segnato la rotta.

Le due galassie, del Covid-19 e della digital disruption, non hanno fatto altro che convergere per formare un nuovo universo. La velocità impressa dalla pandemia ha stressato il remote working fino a mostrare vantaggi e svantaggi di una nuova modalità di lavorare.

Per questo motivo si parla di rotta tracciata, la Matrice PD&B è efficace perché offre possibili scenari. È solo l’alba per cui bisognerà attendere del tempo per vedere i primi risultati.

 

* Fonte: Deloitte, Report “The voice of European workforce 2020

* Fonte: Osservatorio Smart Working Politecnico di Milano, anno 2020 (esclusi gli uffici della pubblica amministrazione)

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